應用PDCA淺談大型計劃專案管理思維

應用PDCA淺談大型計劃專案管理思維

日期:2019 年 04 月 08 日

文/ 李宜映(台灣農業科技資源運籌管理學會 執行長)

  一般狀況下,從研提計畫、執行計畫到管考計畫,可以藉由PDCA循環加以描述,此循環包含規劃(plan)、執行(do)、查核(check)與行動(act)等,四種程序不僅有各自的意涵與價值,也同時形成緊密連結[1,2]。透過持續滾動式檢討與精進的流程,讓組織的各項作業更為完備,使組織持續進步,逐漸朝向於至善的目標邁進。

  PDCA循環又可稱為戴明循環 (Deming Cycle),被廣泛應用在各項管理實務中,其所揭櫫的持續改善精神和計畫管考的內涵相當近似,也因此有許多組織依循PDCA循環的精神,完成計畫管考機制的建構。以下謹針對PDCA循環作簡要說明,期望能建立讀者對於循環的基本認識。

一、規劃 (Plan)

  每個計畫的型態及內容都可能存在或多或少的差異性,然若以內容本質思考,仍無法脫離人、事、時、地與物等五大議題。五大議題可以提供一個簡易的思考架構,使提案者可進行內容的自我檢視,同時辨識出影響計畫成敗的關鍵因子。為了針對相關議題作更系統性的思考,許多學者建議可應用5W2H的確認,確保計畫內容的完整性,避免遺漏關鍵議題。以下將針對5W2H作簡要說明,期望能提升讀者對於相關議題的瞭解[3,4,5]。

■WHY(研提計畫的理由):研提計畫的主要理由?從內外部環境發現哪些尚待解決的問題?

■WHAT(計畫的主要內容):組織所選擇的研究問題是什麼?針對問題所提出的解決方案為何?預期達成的目標為何?採取哪些行動方案?

■HOW(計畫的實行規劃):施行計畫的方法與規劃為何?如何落實所提出解決方案?如何達成所設定的計畫目標?

■WHERE(計畫實行場域因素):預計施行計畫的場域在哪裡?

■WHEN(攸關計畫執行的時程規劃):施行各項行動方案的時程規劃?各階段的進度考核點及內容?如何確保計畫依據時程推動?

■WHO(計畫實行的人力規劃):如何配置執行計畫所需的人力資源?部門/個人所需負責的具體工作項目為何?

■HOW MUCH(計畫實行所需的經費):預估計畫施行所需的預算與人力。

表1、計畫研提的5W2H檢核

二、執行(Do)

  為了達成所設定的策略目標,此時組織必須依循事前所完成的各項規劃,諸如工作項目、資源配置、時程規劃、進度查核與風險控制等,採取分工與整合的方式,完成每個階段所設定的目標。在執行的程序中,組織應依循的原則如下所述:

◆針對工作項目進行思考,將資源集中在具有附加價值的行動方案上,對於缺少附加價值的工作項目則可考慮委外,尋求外部聯盟伙伴協助,獲得專業分工的效益[6,7];

◆時時關注計畫執行狀態,確保計畫在兼具效能(effectiveness)與效率(efficiency)的狀況下執行[8];

◆在計畫的執行過程中,需留意縱向與橫向的聯繫,確保訊息充分流通,讓內部成員與外部伙伴,掌握彼此的執行進度與工作內容,避免因缺乏溝通而影響計畫的執行狀況;

◆管理者可透過各項正式與非正式的溝通方式,瞭解計畫執行狀況,在發現問題時立即早採取必要行動,避免事態持續擴大而導致無法收拾;

◆留意與各方利益關係人(stakeholder)的溝通,使各方關係人理解計畫的內容、理念與衍生利益等,作為爭取支持的訴求,讓他們願意提供資源支持計畫的執行[9,10];

◆透過工作項目分配,可獲得專業分工效益,然而分工後亦將衍生出整合方面的議題,此時需要有效串連各工作項產出,並匯集成完整的執行成果。

三、查核 (Check)

  就本質而言,查核即是針對計畫執行狀況作確認,透過預期水準與實際進度的比較,掌握目前執行狀況。根據比較結果,可區分為以下三種結果[6,7,11]:

◆實際進度超越預期進度:
若實際進度超越預期,代表執行計畫時所遭遇的問題,組織皆能適切地予以回應,不至於對進度造成影響。此時,組織應持續關注計畫執行狀況,直至計畫完成;

◆實際進度約當預期進度:
顯示計畫依照原先的規劃順利推動,此時管考單位應持續關注計畫的執行狀況,確保計畫得以如期如質地達成目標;

◆實際進度落後預期進度:
若是發現計畫執行進度落後於預期標準,則需釐清進度落後的原因,同時採取必要的行動,及早完成修正,確保計畫仍可在預定的時限內完成。

  為了管控計畫的執行狀況,決策者可以應用甘特圖或專案管理的相關工具,規劃各階段計畫的執行進度,進而設定相對應的查核點與審查重點[11,12]。管考單位應依照相關規範設定查核點(通常每季至少一次),同時在查核事項的設定上,盡可能地以具體及易評估的原則進行設計,俾利管考工作的推動。

  實際進度超越預期固然可喜,然需要深入思考的議題卻是計畫目標設定與進度的安排,進度是否過於容易達成?是否有其他因素導致進度的超前?管考單位應徹底找出進度超前的原因,作為未來施行計畫的參考;若是進度未如預期,管考單位亦需發揮預警功能,立即要求執行單位找出進度落後的原因,即時採取有效的作為,趕上落後的進度。

四、行動 (Act)

  若依發現執行進度未如預期,執行單位則需立刻找出進度落後的原因並採取必要的行動,趕上目前落後的進度,讓計畫可以依照原先規劃完成。組織一方面應確實掌握進度落後的原因,作為未來執行計畫的重要參考;另一方面則應該針對未完成的工作繼續努力,達成預定的計畫目標[6,7,11]。

五、結論

  大型計劃管考在規劃階段,最重要思考點在於為何而作?其要有以終為始的精神,來進行細部策略的規劃和執行,才能讓成果回應當初規劃的目標或需求。再者,如何讓各方關係人理解計畫的內容、理念與衍生利益等,作為爭取支持的訴求,讓他們願意提供資源支持計畫的執行,是管考團隊需要重視的課題。計畫的執行過程中,需要多設計相關流程協助計畫團隊間縱向與橫向的聯繫,將能大幅降低專案風險。

圖1、PDCA的循環圖

 

參考來源:

1.王美娟(譯) (2017),「TOYOTA的PDCA+F:豐田模式獨步全球的致勝法則」,台灣東販。
2.大野義男與江瑞坤 (2014),「精實現場管理:豐田生產方式資深顧問親授40年現場管理實務」,中衛發展中心。
3.郭泰 (2012),「企劃案教戰範例」,文經出版社有限公司。
4.林以庭(譯) (2016),「麥肯錫顧問反覆自我練習的順序思考法」,大樂文化。
5.李宜映、李翎竹與廖宜慶 (2018),「農業科技創新-科研計畫撰寫指引」,台灣農業科技資源運籌管理學會。
6.湯明哲(2011),「策略精論基礎篇」,旗標出版股份有限公司。
7.朱文儀與陳建男(譯)(2017),「策略管理」,華泰文化事業公司。
8.林建煌(2019),「管理學概論」(五版),華泰文化事業公司。
9.尹嘉玄(譯) (2015),「教你寫出神企劃:三星、首爾大學都在用的企劃力培養法」,高寶出版。
10.高子梅(譯) (2009),「經營企畫書完全手冊:關鍵問題 / 撰寫技巧 / 參考範例」,臉譜文化。
11.林孟彥與林均妍(譯) (2015),「管理學」,華泰文化事業公司。
12.黃恆獎、王仕茹與李文瑞 (2017),「管理學:基礎實務與個案解析」(三版),華泰文化。

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