計畫管理精神與程序

計畫管理精神與程序

日期:2019 年 04 月 18 日

文/ 張純綾(台灣農業科技資源運籌管理學會 副研究員)
   廖宜慶(台灣農業科技資源運籌管理學會 理事長)

  美國總統同時也是著名軍事家艾森豪曾說:「計畫不是重點,規劃才是一切。」。故一個計劃產生後,要如何管理、規劃,皆是計畫成功與否的關鍵要素之一。為了提升讀者對於計畫管考工作的瞭解,並建立對於管考工作的基本認識,本文將針對計畫管考的精神與程序進行介紹,期望透過相關內容的說明,提升讀者對於管考工作的認識,確保計畫執行的成效。

計劃管理的四大程序

  儘管計畫各有不同的預期目標、涵蓋範疇、利益關係人、績效指標、行動方案與績效檢核方式等,然而就計畫管理的角度而言,仍然無法脫離規劃組織領導控制等四大程序 (圖一)。以下則是針對四大程序做簡單說明:

規劃 (Planning)

  規劃乃針對未來擬採取的行動,進行分析與選擇的過程。規劃的內容包括目標的設定以及達成目標的策略、方法及步驟。

組織 (Organizing)

  就組織功能而言,所涉及的核心的議題包含有溝通、協調、督導、分工與整合等工作項目,計畫執行者需要關注這些項目的內涵,確保成員皆能往同樣的方向前進,使組織可達成所設定的目標。

領導 (Leading)

  領導即是引導成員透過各種必要的方法,往設定的方向前進,以達成任務目標為優先考量。就核心功能而言,領導包含指揮、督導、溝通、協調與激勵等要素,計畫執行者需要善用這些要素,影響組織成員,讓成員願意服從組織的各項指令,完成所應承擔的工作。

控制 (Controlling)

  隨著計畫的執行,許多可預見及無法預見的問題,都將對計畫的執行狀況造成影響,甚至關係到計畫的成敗。為了確保計畫能依循所設定的目標前進,管考單位需要隨時掌握計畫的執行狀況,同時根據狀況採取必要的行動。其內涵而言,即是藉
  由預期與實際績效的比較,評估計畫目標的達成度。若是實際績效未如預期,則需釐清進度落後的原因,同時採取必要的修正措施,使計畫在受到監控的前提下順利完成。

結論

  規劃、組織、領導與控制僅是劃分管理功能的一種方式,許多學者亦嘗試提出更細緻的區分,因而產生許多不同的見解與說法。雖然眾家學者提出許多不同的看法,然而若從本質的角度進行思考,可以發現仍然無法脫離規劃、組織、領導與控制等四大功能。讀者可以根據每項計畫或任務的不同需求,思考如何藉由這四大功能的運作,使任務可以順利完成,達成所設定的組織目標。舉例來說:規劃一個家族旅遊行程,從開始的規劃日期、地點、交通,到組織這些事、物,然後帶領大家去家族旅遊,並作好安全控制、達成旅遊預期的目的,這樣也算是一種”生活”的計劃管理,所以計劃管理是可以貼近生活的也可以拿來企業上的運用。

 

圖1、計劃管理四大程序示意圖

 

參考來源:

1.〈專案管理聖經〉,臉譜出版社,2004。
2.〈WEBPMIS是你專案管理工作中寶貴的知識來源與相輔相成的好工具〉,新人類資訊科技股份有限公司,2016。
3.〈國民營企業管理(含管理概論)總複習(四版)〉,國民營事業,2013。
4. MBA智庫百科。

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